A.
Sistem
Ada beberapa pendapat mengenai
sistem, seperti yang diutarakan Ludwig,
2007 sistem adalah seperangkat unsur yang saling berhubungan dan saling
mempengaruhi dalam satu lingkungan tertentu. Menurut A. Rapoport, 2004 sistem adalah sekumpulan elemen yang saling
berhubungan untuk mencapai suatu tujuan. Dan menurut L. Ackof, 2007 sistem adalah setiap kesatuan secara konseptual atau
fisik yang terdiri dari bagian-bagian yang saling mempengaruhi.
Ada
enam cirri sebuah sistem menurut Wiliam
A. Shorde, 2005 yakni, perilaku berdasarkan tujuan tertentu, keseluruhan,
keterbukaan, terjadinya transformasi, terjadi korelasi, memiliki mekanisme
control artinya terdapat kekuatan yang mempersatukan dan mempertahankan sistem
yang bersangkutan.
B.
Informasi
Pada era informasi sudah
menyentuh seluruh kehidupan baik individual, kelompok, maupun perusahaan. Di
tingkat individu aneka ragam informasi dibutuhkan seperti kebutuhan akan
pendidikan, kesehatan, lapangan pekerjaan jenis produk atau jasa lainnya.
Adapun pengertian informasi yakni data yang telah diproses ke dalam suatu
bentuk yang mempunyai arti bagi penerima dan memiliki nilai nyata yang
dibutuhkan untuk proses pengambilan keputusan saat ini maupun yang akan datang (Gordon B. Davis, 2005).
Sedangkan
menurut Budi Sutedjo, Informasi
merupakan pemrosesan data yang diperoleh dari setiap elemen sistem tersebut
menjadi bentuk yang mudah dipahami dan merupakan pengetahuan yang relevan dan
dibutuhkan dalam pemahaman fakta-fakta yang ada. Suatu informasi bisa dikatakan
bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya
dan sebagian besar informasi tidak dapat ditaksir keuntungannya dengan satuan
nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasnya.
Kualitas
informasi tergantung pada tiga hal, yakni :
1.
Akurat,
berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bisa
menyesatkan.
2.
Tepat
pada waktunya, berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh
terlambat.
3.
Relevan,
berarti Informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakaiannya.
C.
Manajemen
Manajemen merupakan proses
perencanaan pengorganisasian, kepemimpinan dan pengawasan antar anggota
organisasi perusahaan dengan menggunakan seluruh sumber sumber daya organisasi
untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Proses penggunakan informasi,
seorang manajer harus memahami posisi dari hierarki/ tingkatan manajemen dimana
dia berada, sebagaimana dikemukan oleh Raymond
Me Lead Jr bahwa tingakatan manajerial dari top management, middle
management, dan lower management.
Sumber
informasi yang dibutuhkan oleh seorang manajer perusahaan yang menduduki posisi
top manajer atau manajer tingkat atas maka sumber informasi yang dibutuhkan
cenderung lebih banyak dari luar perusahaan karena berkaitan dengan kebijakan
stategi perusahaan, semakin rendah tingkatan menajerial maka sumber informasi
yang dibutuhkan lebih banyak bersumber dari internal perusahaan berkaitan
dengan kebijakan taktik operasional perusahaan.
Sehingga
posisi top manajemen semakin banyak di tuntut untuk mencari sumber informasi dari
eksternal perusahaan dalam menghadapi persiangan, atau mencari strategi baru
dalam rangka inovasi maupun mencari peluang untuk meningkatkan kepabilitas
perusahaan, sehingga perusahaan di pimpinnya memiliki daya saing yang tinggi
dalam mempertahakankan eksistensi di masa mendatang.
D.
Sistem
Informasi Manajemen
Sistem Informasi manajemen secara
umum menurut beberapa ahli yaitu :
Gorden B. Davis, sistem informasi manajemen
merupakan sebuah sistem manusia dan mesin yang terpadu untuk menyajikan
informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen dan proses pengambilan
keputusan dalam sebuah organisasi. Soetedjo
Moeljodiharjo, sisyem informasi manajemen yaitu sesuatu metode yang
mengahsilkan informasi yang tepat waktu bagi manajemen tentang lingkungan
eksternal dan operasi internal sebuah organisasi, dengan tujuan untuk menunjang
pengambilan keputusan dalam rangka memperbaiki perencanaan dan pengendalian.
Komarudin, sistem informasi manajemen adalah
suatu sistem informasi yang memungkinkan pimpinan organisasi mendapatkan
informasi dengan kuantitas dan kualitas yang tepat untuk dipergunakan dalam
rangka memperbaiki perencanaan dan pengendalian.
Sistem
informasi manajemen dalam perusahaan di harapkan mengarah ke aplikasi yang
betul-betul menunjang kegiatan perusahaan pada umumnya. Untuk menerapkan SIM
yang terpadu dan memiliki kapabilitas dalam mendukung keberhasilan dunia bisnis
yang signifikan, diperlukan keseimbangan sumber daya yang tersedia antara
ketersediaan sumber daya manusia yang memiliki keterampilan dalam
mengoperasikan teknologi informasi seperti computer dan ketersediaan dana untuk
pengadaan perangkat computer yang sangat canggih.
Penerapan
SIM pada sebuah perusahaan dapat terwujud sesuai dengan perkembangan dunia
bisnis yang dituntut masyarakat lebih marketable
dan sellable. Informasi yang dapat disajikan oleh SIM nantinya akan
memberikan kontribusi yang sangat berharga dalam setiap proses pengambilan
keputusan perusahaan, seperti Informasi kebutuhan tenaga kerja, informasi
pesaing, informasi produk maupun jasa yang dihasilkan dan informasi
perkembangan pasar.
E.
Keunggulan
teknologi informasi disuatu perusahaan
Dalam
dunia usaha keberadaan sistem informasi manajemen sebagai salah satu komponen
yang tidak dapat dipisahkan dari aktivitas perusahaan itu sendiri. Tingkat
ketergantungan yang cukup tinggi dalam membentuk karakteristik dunia usaha
tersebut. Manajemen dalam menggambarkan hubungan kedua aspek perusahaan sebagai
penggerak terhadap sistem informasi bisnis, sedangkan sistem informasi
perusahaan akan menjadi penentu (enabler) kinerja perusahaan tersebut.
Sebuah
perusahaan memiliki komponen yang diperlukan untuk menjalankan operasional usahanya
seperti sumber daya manusia, sarana prasarana struktur organisasi, proses,
biaya organisasi dan sebagainya. Sedangakan sistem informasi terdiri dari
komponen pendukung perusahaan untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan pihak
pengambilan keputusan saat melakukan operasional perusahaan.
Salah
satu fasilitas yang ditawarkan oleh teknologi informasi dalam sebuah perusahaan
adalah pembentukan jaringan komunikasi antar perusahaan untuk meningkatkan
efisiensi dan efektivitas. Fenomena kerjasama antar perusahaan yaitu
bekerjasama untuk menghadapi perusahaan yang lebih baik. Ada tiga jenis
jaringan yang bisa dibentuk dalam jaringan komunikasi antar perusahaan yaitu,
intranet, internet, dan ekstranet.
Kecepatan
perkembangan teknologi informasi sangat tinggi sehingga sangat sulit bagi
perusahaan menyusun strategi dalam mempertahankan eksistensinya dalam jangka
waktu panjang. Ada tiga kunci utama yang mendukung teknologi informasi yang
dapat dijadikan asset perusahaan dalam jangka panjang adalah :
1.
Sumber
daya manusia
2.
Teknologi
3.
Relasi
F.
Pemakaian
SIM pada organisasi publik
Pemakaian teknologi informasi
bukan hanya berlaku di dunia perusahaan saja, namun konsep ini juga dapat
diterapkan pada organisasi publik, seperti layanan umum yang diberikan kepada organisasi-organisasi
publik sebagai organisasi yang memiliki misi dan sistem pengambilan keputusan.
Komputerisasi dan otonomi berlangsung dimana-mana seiring dengan pengembangan
sistem administrasi di dalam organisasi guna menciptakan tata kerja yang efektif
dan efisien.
Pada saat yang sama sistem
informasi manajemen yang andal hanya akan dapat dicapai apabila pengembangan
simpul sistem informasi manajemen dalam organisasi publik itu dapar
dilaksanakan dengan baik. Masalah yang dihadapi oleh organisasi-organisasi
publik pada umumnya dalam rangka pengembangan sistem informasi manajemen ialah
sistem administrasi dan layanan umum kepada masyarakat dengan nilai efisiensi
di dalam tata kerja organisasi.
Sistem informasi manajemen
memiliki 2 pola yakni :
1.
Sistem
pendukung keputusan : sistem pendukung keputusan dirancang secara khusus untuk
mendukung seseorang yang harus mengambil keputusan tertentu. Berikut ini
beberapa karakteristik sistem pendukung keputusan :
a.
Interaktif
Memiliki
user interface yang komunikatif sehingga pemakai dapat melakukan akses secara
capat ke data dan memperoleh informasi yang dibutuhkan.
b.
Fleksibel
Memiliki
sebanyak mungkin variable masukkan. Kemampuan untuk mengolah dan memberikan
keluaran yang menyajikan alternatif keputusan kepada pemakai.
c.
Data
kualitas
Memiliki
kemampuan menerima data kualitas yang dikuantitaskan yang sifatnya subyektif
dari pemakainya, sebagai data masukkan untuk pengelolahan data.
d.
Prosedur
pakar
Mengandung
suatu prosedur yang dirancang berdasarkan rumusan formalatau juga beberapa
prosedur kepakaran seseorang atau kelompok dalam menyelesaikan suatu bidang
masalah dengan fenomena tertentu.
2.
Sistem
manajemen database untuk layanan umum : kebutuhan-kebutuhan akan perencanaan
sistem komunikasi data, otoritas pengguna data, arsitektur perangkat keras dan
perangkat lunak maupun sumber daya manusia yang menunjang masing-masing pola
ini dalam beberapa hak akan berlainan pula.
Manfaat sistem informasi
manajemen pada organisasi publik :
1.
Penyimpanan
arsip dan dokumentasi/ pancatatan data
2.
Pembuatan
dan pengelolaan data statistic
3.
Penyelenggaraan
administrasi perkantoran
4.
Pengelolaan
data untuk mendukung penyelenggara kegiatan administrasi.
5.
Pertukaran
data dan informasi antara pejabat atau instasi, sehingga tidak perlu semua data
harus dikembangkan dan dikelola sendiri oleh bagian yang memerlukan tetapi
dapat di akses data yang menjadi tanggung jawab fungsi yang bersangkutan.
6.
Berkomunikasi,
diskusi dan teleconfrensi secara lebih efisien dengan memanfaatkan email.
7.
Publikasi,
seperti surat edaran, undangan, pemberitaan, dan buleting.
8.
Menyusun
perencanaan program, kegiatan,dan anggaran.
9.
Melakukan
simulasi pelaksanaan suatu rencana operasi atau implementasi kebijakan atau
keputusan.
10. Melakukan evaluasi pelaksanaan
program dan kegiatan.
11. Membuat analisis, perkiraan
ramalan kejadian berdasarkan data dan informasi yang dimasukkan.
12. Profiling, yaitu menganalisis
keterkaitan berbagai fakta, keadaan, kejadian, dan indikasi lain, sehingga
dapat dideskripsikan sketsa, profil, pola prilaku tertentu.
Meski demikian, sistem informasi manajemen
juga memilki kelemahan, seperti memberikan dampak bagi lingkungan sosial,
pengurangan tenaga kerja, mengakibatkan angka pengangguran semakin meningkat.
Fungsi manusia sebagai tenaga kerja banyak tergantikan oleh teknologi yang ada.
Sistem informasi manajemen tersebut membuat ketergantungan manusia terhadapa
sistem informasi manajemen, sehingga mengesampingkan rasionalitas manusia itu
sendiri.
Salah satu contoh penerapan
sistem informasi manajemen pada organisasi publik, yaitu pada instasi
pemerintahan bidang kesehatan, rumah sakit. Sistem informasi manajemen rumah
sakit adalah sebuah sistem komputerisasi yang memproses dan mengintegrasikan
seluruh alur proses bisnis layanan kesehatan dalam bentuk jaringan koordinasi,
pelaporan dan prosedur administrasi untuk memperoleh informasi secara cepat dan
tepat. Sistem informasi rumah sakit umumnya mencakup masalah klinikas (media),
pasien dan informasi yang berkaitan dengan kegiatan rumah sakit itu sendiri.
Mendukung pengendalian mutu
pelayanan medis, penilaian produktivitas, analisis, pemanfaaatan dan perkiraan kebutuhan, perencanaan dan
evaluasi program, menyederhanaan pelayanan, penilaian klinis, sistem ini
berguna untuk menunjang proses fungsi manajemen dan pengambilan keputusan dalam
memberikan pelayanan kesehtan di rumah sakit.
Sistem informasi manajemen
merupakan prosedur pemprosesan data berdasarkan teknologi informasi yang
terintegritas dengan prosedur manual dan prosedur yang lain untuk menghasilkan
informasi yang tepat waktu dan efektif untuk mendukung proses pengambilan
keputusan manajemen.
G.
Pengambilan
keputusan
Keputusan adalah sebuah hasil
dari pemecahan masalah, jawaban dari suatu pernyataan, sebagai hukum situasi,
dan merupakan pemilihan dari salah satu alternative dari alternative yang ada,
serta pengakhiran dari proses pemikiran tentang masalah atau problema yang di
hadapi. Pengambilan keputusan memiliki fungsi sebagai berikut :
1.
Pangkal
permulaan dari semua aktivias manusia yang sadar dan terarah
2.
Sesuatu
yang bersiifat futuristic, artinya bersangkutan paut dengan hari depan, masa
yang akan datang, dimana efek atau pengaruhnya berlangsung cukup lama.
Faktor
yang mempengaruhi pengambilan keputusan :
1.
Posisi
atau kedudukan
2.
Masalah
3.
Situasi
4.
Kondisi
5.
Tujuan